Asistent manager definiţie

Asistent manager este acea persoană din cadrul unei organizaţii care oferă suport administrativ persoanelor cu funcţii de conducere din respectiva organizaţie (persoanelor din management). Fişa postului pentru asistent manager se aseamănă foarte mult cu fişa unui post de secretariat. Persoanele cu funcţii pot fi managerii, CEO, directorii, şefii de departamente, etc. funcţie de organigrama organizaţiei respective.

Asistent manager – fişa postului

Atribuţiile generale pentru o persoană care ocupă postul de asistent manager pot fi următoarele:

• asigură legătura dintre persoana cu funcţie de conducere şi  persoane din cadrul organizaţiei sau din afara acesteia;
• se ocupă de apelurile telefonice sau de diferite rapoarte şi cereri sosite pe numele persoanei cu funcţie de conducere;
• se ocupă de corespondenţa (email, fax, poştă )  persoanei cu funcţie de conducere şi redactează  răspunsuri la aceasta (în măsura în care este abilitată să facă acest lucru);
• stabileşte agenda de întâlniri zilnice ale managerului pe baza programului acestuia şi în limita timpului disponibil;
• se ocupă de agenda de călătorie (bilete de avion, cazare la hotel, etc.);
• întâmpină (şi conduce) persoanele pe care managerul urmează să le întâlnească;
• organizează şi coordonează întâlniri şi conferinţe;
• concepe şi redactează documente, prezentări şi rapoarte;
• poate reprezenta managerul la întâlniri atunci când acesta nu este prezent;
• primeşte înregistrează, scanează documente contabile şi le distribuie conform procedurilor interne;
• pastreaza confidentialitatea tuturor datelor la care are acces.

Asistent manager – deprinderi şi calificări necesare

Datorită sarcinilor destul de complexe ce necesită capacitate de analiză, pentru ocuparea unui post de asistent manager sunt necesare studii superioare (dar nu întotdeauna). Competenţele şi deprinderile solicitate pe piaţa muncii pentru un post de asistentmanager sunt următoarele :

• seriozitate şi responsabilitate;
• integritate morală;
• abilităţi şi experienţă organizatorică;
• capacitate de planificare şi prioritizare;
• atenţie distributivă;
• abilităţi dezvoltate de comunicare şi de a dezvolta relaţii interpersonale (în limba maternă precum şi într-o limbă de circulaţie internaţională);
• motivare şi eficienţă;
• capacitate de luare a deciziilor;
• cunoasterea unei suite software de genul Microsoft Office;
• aspect plăcut;